Decision Support System
BPO DSS
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định — khai thác kho dữ liệu bên trong và bên ngoài tổ chức, chuyển dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa cho nhà quản lý.
- Phân tích mô tả, chẩn đoán, dự đoán và đề xuất
- Kho dữ liệu hợp nhất từ nhiều nguồn nghiệp vụ
- Báo cáo trực quan trên nền tảng Microsoft
DSS – Decision Support System – Hệ thống hỗ trợ ra quyết định.
BPO DSS là một giải pháp kết hợp giữa kiến thức kinh doanh và các thành tựu công nghệ tiên tiến trên thế giới, giúp doanh nghiệp khai thác kho dữ liệu bên trong và bên ngoài tổ chức. Từ các dữ liệu này, các nhà quản lý có được những thông tin ý nghĩa hỗ trợ cho việc ra quyết định.
DSS là gì?
DSS là một chương trình phần mềm máy tính được sử dụng để hỗ trợ các quyết định, các phán đoán và các hướng hành động trong một tổ chức. DSS sàng lọc và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ, tổng hợp thông tin toàn diện có thể được sử dụng để giải quyết vấn đề và dựa vào đó đưa ra quyết định.
DSS có thể do con người cung cấp, có thể hoàn toàn tự động hóa nhưng thông thường sẽ kết hợp cả hai.
Mục đích của DSS
Nếu các phần mềm nghiệp vụ như Quản lý bán hàng, Quản lý tài chính kế toán, Quản lý sản xuất, Quản lý mua hàng, Quản lý kho, Quản lý dịch vụ hiện trường… có nhiệm vụ chính là thu thập dữ liệu thì DSS vừa thu thập dữ liệu vừa phân tích dữ liệu để tạo ra các báo cáo thông tin chi tiết và toàn diện nhất.
DSS thường là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý từ cấp trung đến cấp cao trong tổ chức. DSS cũng thường được sử dụng ở bộ phận lập kế hoạch để đưa ra những quyết định và những điều chỉnh kịp thời cho tương lai.
Tính linh hoạt của DSS cực kỳ có lợi cho người dùng thường xuyên di chuyển. Điều này mang lại cho họ cơ hội được cung cấp đầy đủ thông tin mọi lúc, mang lại khả năng đưa ra quyết định tốt nhất cho công ty, cho khách hàng.
Ví dụ: công ty yêu cầu dữ liệu thời gian thực về mức tồn kho để bộ phận kinh doanh không bỏ lỡ cơ hội bán hàng hay thất hẹn, bộ phận cung ứng đặt mua nguyên vật liệu đúng lúc để ngăn chặn sự chậm trễ trong sản xuất và gây ra hiệu ứng domino tiêu cực.
Các thành phần của DSS
Một bộ giải pháp DSS đầy đủ gồm ba thành phần: Cơ sở dữ liệu, Hệ thống phần mềm và Giao diện người dùng.
Cơ sở dữ liệu DSS
Cơ sở dữ liệu dựa trên nhiều nguồn khác nhau, bao gồm dữ liệu nội bộ của tổ chức được thu thập bởi các phần mềm nghiệp vụ và dữ liệu bên ngoài tổ chức được mua từ bên thứ ba hoặc được khai thác từ Internet. Kích thước của cơ sở dữ liệu DSS sẽ thay đổi tùy theo nhu cầu, từ một hệ thống nhỏ, độc lập đến một kho dữ liệu lớn.
Hệ thống phần mềm DSS
Hệ thống phần mềm được xây dựng trên một mô hình bao gồm bối cảnh quyết định và tiêu chí người dùng. Số lượng và loại mô hình phụ thuộc vào mục đích của DSS. Các mô hình thường được sử dụng bao gồm:
Mô hình thống kê. Thiết lập mối quan hệ giữa các sự kiện và các yếu tố liên quan đến sự kiện đó, được sử dụng trong Phân tích chẩn đoán, trả lời cho câu hỏi “điều này xảy ra vì sao”. Ví dụ: phân tích doanh số bán hàng liên quan đến địa điểm, thời tiết, bạn hàng.
Mô hình phân tích độ nhạy. Được sử dụng để phân tích dự đoán, trả lời cho câu hỏi “điều gì sẽ xảy ra nếu”. Ví dụ: phân tích doanh số bán hàng nếu chạy chiến dịch quảng cáo, nếu áp dụng chiết khấu.
Mô hình phân tích tối ưu hóa. Tìm giá trị tối ưu cho một biến mục tiêu trong mối quan hệ với các biến khác, được sử dụng để Phân tích đề xuất, trả lời cho câu hỏi “nên làm gì”. Ví dụ: phân tích chiến dịch tiếp thị nên làm sampling hay nên đính kèm quà tặng.
Mô hình dự báo. Bao gồm các mô hình hồi quy, phân tích chuỗi thời gian và các mô hình khác được sử dụng để phân tích các điều kiện kinh doanh và lập kế hoạch.
Mô hình độ nhạy phân tích ngược. Đôi khi được gọi là phân tích tìm kiếm mục tiêu, các mô hình này đặt giá trị mục tiêu cho một biến cụ thể và sau đó xác định giá trị mà các biến khác cần đạt được để đáp ứng giá trị mục tiêu đó.
Ưu điểm của DSS
Nhanh. Thông tin cần thiết được hiển thị trên màn hình gần như ngay lập tức và ta chỉ cần ra quyết định sau khi lấy dữ liệu từ phần mềm.
Tự động hóa. Nếu công ty muốn áp dụng chính sách chiết khấu cho bất kỳ khách hàng đạt tiêu chí nào đó thì mọi việc thu thập dữ liệu, tính toán tiêu chí sẽ thuộc về DSS. Phần mềm sẽ biết người tiêu dùng nào thỏa mãn điều kiện và thực hiện chiết khấu khi khách mua hàng.
Hiệu quả. Rất ít khả năng dữ liệu vi tính hóa có thể bị sai. Máy tính luôn trích xuất dữ liệu mà chúng ta cung cấp cho nó. Nếu chúng ta cung cấp dữ liệu đúng thì nó sẽ xuất ra dữ liệu chính xác.
Chi phí thấp. Nếu sử dụng phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu cũ thì sẽ tiêu tốn rất nhiều nhân lực. Với DSS, chúng ta chỉ lấy dữ liệu từ các nguồn liên quan và nhập vào phần mềm.
Sự hài lòng. Nếu bạn đưa ra một quyết định ngẫu nhiên mà không có bất kỳ dữ liệu hợp lệ nào trước mặt thì bạn sẽ không tự tin vào quyết định của mình. Nhưng nếu trước tiên bạn xem dữ liệu và sau đó đưa ra quyết định thì bạn sẽ hài lòng với quyết định của mình.
Những điểm cần lưu ý
Phụ thuộc dữ liệu nguồn. Nếu hệ thống được nhập dữ liệu sai thì kết quả cũng sẽ không chính xác. Máy tính không biết dữ liệu đúng hay sai — nó phụ thuộc vào người nhập dữ liệu vào các nguồn ban đầu.
Tâm lý e ngại. Việc triển khai DSS có thể gây ra phản ứng từ một số nhân viên. Nhiều người chưa quen với công nghệ mới và lo ngại về vị trí công việc hay tầm ảnh hưởng của mình, từ đó có thể cản trở quá trình triển khai.
Lý do đổ lỗi. Khi có sai sót, nhân viên có thể quy trách nhiệm cho hệ thống thay vì rà soát lại quy trình làm việc.
Đây đều là những vấn đề về con người và quy trình, có thể xử lý được bằng lộ trình triển khai phù hợp và đào tạo đầy đủ — một phần công việc mà BPO Việt Nam luôn đồng hành cùng doanh nghiệp.